In questo articolo vedremo che cos’è il rimborso chilometrico e qual è la sua importanza per i lavoratori che utilizzano il proprio veicolo per motivi di lavoro.
Il rimborso chilometrico è una compensazione economica che le aziende riconoscono ai lavoratori che utilizzano il proprio veicolo per spostamenti legati all’attività lavorativa. Questo rimborso consente di coprire le spese sostenute dal dipendente, come carburante, usura del veicolo, manutenzione, e altre voci di costo. La sua importanza risiede nell’alleggerire il carico finanziario sui dipendenti e nel riconoscere formalmente le spese che questi affrontano durante trasferte o incarichi fuori sede richiesti dal datore di lavoro.
In termini pratici, il rimborso chilometrico rappresenta un incentivo fondamentale per i lavoratori che mettono a disposizione il proprio veicolo per motivi di lavoro, poiché evita che queste spese incidano sul loro reddito netto. Esso include i costi proporzionali (che aumentano con il numero di chilometri percorsi, come carburante e manutenzione) e alcune spese fisse, ma non comprende altri oneri come pedaggi autostradali o parcheggi, i quali possono essere rimborsati separatamente.
Cos’è il fringe benefit? Come viene calcolato e quali sono le sue implicazioni fiscali?
Il fringe benefit è un vantaggio economico o in natura che l’azienda fornisce ai dipendenti oltre al normale stipendio. Questo beneficio può includere l’uso di un’auto aziendale, buoni pasto, alloggi, assicurazioni, contributi per carburante e altre agevolazioni che migliorano la qualità della vita lavorativa. Oltre a rappresentare uno strumento di fidelizzazione dei lavoratori, i fringe benefit aumentano la competitività dell’azienda nel trattenere i talenti.
Il calcolo del fringe benefit varia a seconda del tipo di vantaggio concesso. Per esempio, per le auto aziendali, l’importo tassabile viene calcolato sulla base di tabelle ACI che stabiliscono un valore chilometrico annuo di riferimento; solitamente, si calcola il 30% del costo chilometrico per 15.000 km annui per un uso sia personale che aziendale. Altri benefit, come i buoni pasto, hanno soglie esenti fino a 5,29 euro giornalieri, superati i quali l’importo diventa tassabile.
Dal punto di vista fiscale, i fringe benefit hanno soglie di esenzione che variano nel tempo e in base alla normativa fiscale corrente. Ad esempio, per il 2024, la soglia di esenzione per i fringe benefit è fissata a 1.000 euro, elevata a 2.000 euro per dipendenti con figli a carico. Oltre tali limiti, il valore dei benefit viene incluso nel reddito imponibile del dipendente e tassato come reddito da lavoro dipendente.
Il ruolo della tabella ACI nel calcolo del rimborso chilometrico e del fringe benefit
Le tabella ACI (Automobile Club d’Italia) sono strumenti fondamentali per determinare sia il rimborso chilometrico sia il fringe benefit legato all’uso aziendale dei veicoli. Pubblicate annualmente, queste tabelle stabiliscono i costi chilometrici di esercizio per vari modelli di veicoli, specificando dettagli come alimentazione (benzina, diesel, ibrido, elettrico) e livello di emissioni, offrendo quindi una guida pratica e conforme alle normative per il calcolo dei rimborsi.
Per quanto riguarda il rimborso chilometrico, il datore di lavoro può utilizzare queste tabelle per rimborsare il dipendente che utilizza un veicolo proprio per fini lavorativi. Il calcolo prevede la moltiplicazione del costo chilometrico del veicolo per i chilometri percorsi, un dato riportato direttamente nella tabella in base al tipo e alla marca del veicolo. Ad esempio, per un’auto con un costo chilometrico di 0,52 € e una percorrenza di 50 km, il rimborso sarà di 26 €.
Nel caso del fringe benefit per veicoli aziendali a uso promiscuo (lavorativo e privato), il calcolo si basa su una percorrenza convenzionale annua di 15.000 km. Il fringe benefit imponibile varia anche in base alle emissioni del veicolo: auto con basse emissioni di CO₂ sono soggette a percentuali minori di imponibilità (25%-30%), mentre quelle con alte emissioni sono tassate fino al 60%. Pertanto, se il costo chilometrico di un’auto è di 0,50 €/km, il fringe benefit annuale risulterà in 7.500 € (0,50 € x 15.000 km), di cui una parte sarà tassabile.
Queste tabelle ACI consentono quindi alle aziende di applicare un calcolo standardizzato e fiscalmente corretto, rispettando al contempo i criteri di esenzione e deducibilità definiti dalla normativa fiscale italiana.
Come funziona il rimborso chilometrico?
Calcolo del rimborso
Per calcolare l’importo spettante, l’azienda moltiplica il costo per chilometro indicato nelle tabelle ACI per i chilometri percorsi dal dipendente. Ad esempio, se il costo per un determinato modello è 0,50 € per km e il dipendente ha percorso 100 km, l’azienda verserà 50 € di rimborso chilometrico. Questo importo può essere esente da tasse se il viaggio si svolge al di fuori del comune della sede di lavoro; per trasferte all’interno del comune, invece, potrebbe essere soggetto a tassazione.
Processo di richiesta
Dopo il viaggio, il lavoratore deve inviare una richiesta di rimborso documentando la percorrenza e fornendo informazioni sul veicolo utilizzato, come tipo e modello, come stabilito dalla politica aziendale. Questa richiesta sarà poi verificata e approvata dal reparto HR per essere inclusa nella busta paga del mese successivo.
Base legale e normativa del rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico è regolamentato dall’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), che stabilisce le condizioni per la deducibilità delle spese di trasporto per trasferte di lavoro con veicolo proprio. Per i datori di lavoro, i costi di rimborso sono deducibili fino a un limite di 17 cavalli fiscali per auto a benzina e 20 cavalli per auto diesel; oltre tali limiti, la deducibilità viene ridotta. Per quanto riguarda i dipendenti, i rimborsi per trasferte extra-comunali sono generalmente esenti da tassazione, mentre quelli relativi a tragitti all’interno del comune sono considerati imponibili.
Questa normativa è completata dalla Circolare 326/E del 1997, che sottolinea la necessità di una documentazione precisa della percorrenza e del tipo di veicolo, requisiti essenziali per garantire che il rimborso non concorra al reddito imponibile del lavoratore.
Noleggio a lungo termine e fringe benefit
Il noleggio a lungo termine per veicoli aziendali offre alle aziende un’opzione flessibile per fornire auto ai dipendenti, evitando i costi e la gestione complessa di un parco auto di proprietà. In questo contesto, il noleggio a lungo termine consente di includere fringe benefit per i veicoli concessi in uso promiscuo, ovvero utilizzati sia per motivi aziendali che personali.
In termini di gestione fiscale, le aziende possono dedurre fino al 70% del canone di noleggio per i veicoli ad uso promiscuo, e l’IVA è detraibile al 40%. Quando il fringe benefit è addebitato in busta paga, il valore imponibile viene determinato in base al costo di esercizio annuale ACI per 15.000 km, con aliquote variabili dal 25% al 60% a seconda delle emissioni del veicolo (favorendo le auto a basse emissioni). Il canone di noleggio copre le spese come l’assicurazione, la manutenzione e il soccorso stradale, facilitando una gestione più semplice rispetto alla proprietà del veicolo.
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Questa formula permette alle aziende di risparmiare, prevedendo un costo fisso e riducendo le incombenze amministrative, dato che l’intera gestione del veicolo è inclusa nel canone mensile.
? Scopri di più leggendo il seguente articolo: “Detrazioni fiscali noleggio lungo termine”
A chi spetta il rimborso chilometrico?
Il rimborso chilometrico è generalmente destinato ai dipendenti, collaboratori, amministratori e soci che usano un veicolo privato per svolgere trasferte lavorative richieste dall’azienda. Per ottenere il rimborso, il viaggio deve avvenire fuori dal comune in cui è situata la sede lavorativa abituale del lavoratore; il percorso casa-lavoro, infatti, non rientra tra quelli rimborsabili, salvo eccezioni per particolari categorie di lavoratori senza sede fissa, come corrieri o tecnici.
Il datore di lavoro è tenuto a richiedere e verificare una documentazione precisa riguardo la trasferta, comprendente i chilometri percorsi, la data e il tipo di veicolo usato. Questo processo consente di stabilire l’importo corretto del rimborso sulla base dei dati ACI e di assicurare che le spese siano effettivamente legate a un’attività lavorativa richiesta dall’azienda.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Il calcolo del rimborso chilometrico avviene utilizzando i valori presenti nelle tabelle ACI, che indicano il costo per chilometro in base a marca, modello e alimentazione del veicolo. L’azienda calcola l’importo rimborsabile moltiplicando il costo chilometrico indicato per il numero di chilometri percorsi durante la trasferta.
Ad esempio, se il dipendente ha percorso 100 km e il costo chilometrico del suo veicolo, secondo le tabelle ACI, è pari a 0,50 €, l’importo totale sarà di 50 €.
Utilizzo delle tabelle ACI
Le tabelle ACI, aggiornate annualmente, distinguono i veicoli in base a categoria (benzina, diesel, elettrico, ecc.) e altre specifiche, consentendo di applicare un calcolo standardizzato. Il rimborso chilometrico calcolato secondo queste tabelle, se documentato e riferito a trasferte extra-comunali, è fiscalmente esente, mentre se riferito a trasferte interne al comune può essere tassato.
Altri fattori che influenzano il calcolo
Fattori come il tipo di alimentazione e le emissioni di CO₂ del veicolo possono influenzare il rimborso. Per esempio, veicoli con basse emissioni possono avere tariffe incentivanti, in linea con le direttive fiscali che favoriscono l’uso di mezzi ecologici.
Cosa sono le tabelle ACI?
Le tabelle ACI (Automobile Club d’Italia) sono uno strumento fondamentale per calcolare i costi di utilizzo dei veicoli, sia per il rimborso chilometrico che per il fringe benefit. Pubblicate ogni anno nella Gazzetta Ufficiale, queste tabelle indicano il costo per chilometro per ciascun modello di auto in base a fattori come alimentazione (benzina, diesel, GPL, ibrido, elettrico), e includono sia veicoli in produzione sia fuori produzione. Sono suddivise per tipologia di veicolo e livello di emissioni, agevolando il calcolo dei costi in linea con i criteri fiscali stabiliti dalla legge italiana.
Come si usano le tabelle ACI per il calcolo del rimborso chilometrico e del fringe benefit?
Rimborso Chilometrico
Per calcolare il rimborso chilometrico, le aziende moltiplicano il costo chilometrico del veicolo specifico per il numero di chilometri percorsi dal dipendente in un viaggio di lavoro. Questo importo è esente da tassazione quando il viaggio avviene fuori dal comune della sede di lavoro. L’uso delle tabelle ACI garantisce conformità fiscale e semplifica la gestione amministrativa, poiché permette alle aziende di quantificare in modo preciso le spese di viaggio sostenute dai dipendenti.
Fringe Benefit
Nel calcolo del fringe benefit per le auto aziendali concesse in uso promiscuo (sia aziendale che privato), le tabelle ACI forniscono un valore standard basato su una percorrenza annuale convenzionale di 15.000 km. L’importo imponibile dipende anche dalle emissioni di CO₂ del veicolo, con aliquote fiscali che incentivano l’uso di veicoli meno inquinanti. Ad esempio, per auto che emettono fino a 60 g/km di CO₂ si applica una tassazione sul 25% del valore ACI, mentre per emissioni superiori a 190 g/km si arriva al 60%.
Le tabelle ACI, aggiornate annualmente, sono essenziali per chiunque debba gestire veicoli aziendali o richiedere rimborsi per trasferte, poiché forniscono un sistema standard e fiscalmente corretto per entrambe le tipologie di calcolo.
Aggiornamenti annuali delle tabelle ACI
Le tabelle ACI vengono aggiornate ogni anno e pubblicate entro il 31 dicembre nella Gazzetta Ufficiale, con validità dal 1° gennaio dell’anno successivo. Questi aggiornamenti sono fondamentali per il calcolo del rimborso chilometrico e del fringe benefit per i veicoli aziendali, poiché i valori indicati in queste tabelle riflettono le variazioni nei costi di esercizio dei veicoli (carburante, manutenzione, assicurazione, ecc.) e rispondono alle modifiche normative.
Per calcolare il rimborso chilometrico, le aziende utilizzano il costo per chilometro riportato nelle tabelle e lo moltiplicano per i chilometri percorsi dal dipendente durante la trasferta. Per i fringe benefit, invece, le tabelle forniscono un valore annuale basato su una percorrenza standard di 15.000 km e sulle emissioni di CO₂ del veicolo, incentivando l’uso di mezzi a basso impatto ambientale. Nel 2024, ad esempio, il fringe benefit viene calcolato con aliquote dal 25% al 60%, a seconda delle emissioni del veicolo, incentivando veicoli con emissioni più basse.
Le aziende e i lavoratori possono scaricare le tabelle direttamente dal sito ACI o dalla Gazzetta Ufficiale per assicurarsi di usare i valori aggiornati e conformi alle normative vigenti.
Documentazione necessaria per la richiesta di rimborso chilometrico
Per ottenere il rimborso chilometrico, i lavoratori devono presentare una documentazione accurata che include:
- Modulo di rimborso chilometrico: questo modulo riporta informazioni come data della trasferta, chilometri percorsi, destinazione e motivazione del viaggio. In esso il lavoratore deve indicare la distanza percorsa e il veicolo utilizzato per la trasferta.
- Giustificativi delle spese accessorie: come ricevute di carburante, scontrini dei pedaggi autostradali e ricevute di parcheggio, nel caso in cui queste siano rimborsabili e non incluse nel rimborso chilometrico.
- Uso delle tabelle ACI: l’importo del rimborso è determinato moltiplicando la tariffa per chilometro (costo chilometrico specifico indicato nelle tabelle ACI) per il numero di chilometri percorsi. Le aziende spesso richiedono una copia della tabella di riferimento per il veicolo specifico, come prova del calcolo utilizzato.
Infine, è consigliato conservare una copia digitale di tutti i documenti per garantire trasparenza e tracciabilità nel caso di controlli o revisioni successive. L’azienda, una volta verificata la documentazione, procede con l’approvazione e il versamento del rimborso in busta paga.
Cos’è il fringe benefit automobilistico?
Il fringe benefit legato all’uso di un’auto aziendale è un vantaggio in natura che consente ai dipendenti di utilizzare un veicolo aziendale sia per scopi lavorativi sia privati. Questa concessione costituisce un’integrazione alla retribuzione e rappresenta un reddito imponibile per il dipendente. In termini pratici, l’auto aziendale in uso promiscuo è soggetta a tassazione, e l’importo imponibile viene calcolato in base alle tabelle ACI e alle emissioni di CO₂ del veicolo.
Come viene calcolato il fringe benefit?
Il calcolo del fringe benefit per le auto aziendali ad uso promiscuo si basa su un criterio forfettario. L’ACI stabilisce un costo annuo di percorrenza di riferimento per ogni modello di veicolo, solitamente basato su un utilizzo convenzionale di 15.000 km. A questo valore, vengono applicate percentuali variabili in base alle emissioni di CO₂ del veicolo, incentivando l’uso di veicoli ecologici. Le aliquote di tassazione attuali sono:
- 25% per emissioni fino a 60 g/km,
- 30% tra 61 e 160 g/km,
- 50% tra 161 e 190 g/km,
- 60% per emissioni superiori a 190 g/km.
Ad esempio, un’auto con un costo ACI di 0,70 €/km e un’emissione di 150 g/km verrebbe tassata al 30%, su un importo totale di circa 3.150 € annui.
Implicazioni fiscali
Dal punto di vista fiscale, il fringe benefit per le auto aziendali è considerato un reddito imponibile per il dipendente, ma per il datore di lavoro è parzialmente deducibile fino al 70%, se l’auto è assegnata in modo continuativo per la maggior parte dell’anno fiscale. Questo fringe benefit deve essere riportato in busta paga e contribuisce alla determinazione del reddito imponibile del dipendente.
Implicazioni fiscali del fringe benefit
Il fringe benefit relativo alle auto aziendali costituisce un reddito imponibile per il dipendente, calcolato in base alle tabelle ACI e inserito in busta paga. Per l’azienda, questo beneficio è deducibile in misura del 70% dei costi, qualora l’auto sia assegnata al dipendente per la maggior parte del periodo d’imposta, e copre spese come l’ammortamento del veicolo, carburante, e altre spese di gestione. Tuttavia, il fringe benefit può risultare fiscalmente vantaggioso per l’azienda, che lo utilizza come strumento di fidelizzazione, e per i dipendenti che possono usufruire di un’auto senza doverne sostenere le spese principali.
Fringe Benefit per i professionisti e differenze con il rimborso chilometrico
Il fringe benefit e il rimborso chilometrico rappresentano due modalità diverse per coprire i costi di trasporto legati all’attività professionale, con applicazioni distinte tra lavoratori dipendenti e liberi professionisti.
- Fringe Benefit: Il fringe benefit legato alle auto aziendali ad uso promiscuo (sia per lavoro che privato) è tipicamente riservato ai dipendenti, non ai liberi professionisti. In base alle tabelle ACI e alle emissioni di CO₂ del veicolo, viene determinata una quota di benefit imponibile che costituisce reddito per il dipendente, incentivando anche l’uso di veicoli a basse emissioni. La deducibilità del costo per l’azienda è fissata al 70% per il veicolo messo a disposizione per gran parte dell’anno fiscale. Questa forma di compensazione non si applica direttamente ai professionisti autonomi, che gestiscono i propri costi in modo differente.
- Rimborso Chilometrico: È uno strumento usato tanto per i dipendenti quanto per i professionisti che utilizzano il proprio veicolo per incarichi lavorativi. In questo caso, il datore di lavoro o il cliente rimborsa le spese del tragitto, documentate tramite le tabelle ACI, calcolando il costo per chilometro specifico del veicolo utilizzato. Questo importo, per i dipendenti, è esente da tassazione solo per trasferte extra-comunali, mentre per i professionisti rappresenta un costo deducibile nelle spese aziendali se documentato in modo analitico e legato all’attività professionale.
Riassumendo
Il calcolo del rimborso chilometrico e del fringe benefit rappresenta una componente essenziale nella gestione delle spese di trasporto per lavoratori e aziende. Il rimborso chilometrico consente ai dipendenti di coprire i costi sostenuti utilizzando il proprio veicolo per lavoro, mentre il fringe benefit offre un vantaggio fiscale e una retribuzione non monetaria ai dipendenti che utilizzano un’auto aziendale anche per scopi privati. Entrambi i calcoli si basano sulle tabelle ACI, aggiornate annualmente per rispecchiare i costi di esercizio dei vari modelli di veicolo e rispettare le normative fiscali.
Per evitare errori, è consigliabile consultare le tabelle ACI più recenti e rivolgersi a un professionista o al reparto contabile per garantire il rispetto delle normative vigenti. Questi strumenti rappresentano una risorsa di riferimento sicura per aziende e dipendenti, sia in termini fiscali che amministrativi.
FAQ
1. Dove posso trovare le tabelle ACI più aggiornate?
Le tabelle ACI vengono pubblicate nella Gazzetta Ufficiale ogni anno entro il 31 dicembre e sono disponibili sul sito ufficiale dell’ACI. Possono essere scaricate in formato PDF e sono organizzate per tipologia di alimentazione e modello del veicolo.
2. Il rimborso chilometrico è tassato?
Per i dipendenti, il rimborso chilometrico per trasferte fuori dal comune della sede lavorativa è esente da tassazione. Tuttavia, se riferito a trasferte all’interno del comune, potrebbe essere soggetto a tassazione, come reddito imponibile.
3. Come si calcola il fringe benefit per un’auto aziendale ad uso promiscuo?
Il fringe benefit è calcolato moltiplicando il costo chilometrico annuo del veicolo per una percorrenza convenzionale di 15.000 km, con una percentuale variabile tra il 25% e il 60% a seconda delle emissioni di CO₂ del veicolo.
4. Il fringe benefit è deducibile per l’azienda?
Sì, le aziende possono dedurre fino al 70% del costo dei veicoli concessi in uso promiscuo ai dipendenti, purché l’auto sia utilizzata principalmente per motivi lavorativi per almeno metà dell’anno fiscale.
Se hai altre domande specifiche o casi complessi, è sempre consigliabile consultare un consulente fiscale per un’assistenza personalizzata.